Аврора

ООО “Юридическая компании "Аврора" — одна из лучших юридических фирм в Минске. Она специализируется на регистрации и ликвидации фирм, лицензировании деятельности, взыскании задолженностей, разработке договоров и соглашений, сопровождении инвестиционной и внешнеэкономической деятельности.

подробнее
bateri
01 - начало работы Почему обратились к нам?
start

Заказчик никогда прежде не использовал CRM. В работе с резидентами и нерезидентами РБ компании нужна была автоматическая генерация документов: договоров, счетов и актов. А внутри компании необходимо было наладить коммуникацию между сотрудниками, создать единое пространство для работы.

Наша главная цель

Автоматизация документооборота для экономии времени менеджеров, улучшение коммуникации внутри компании и с клиентами, ускорение процесса выполнения рутинной работы.

02 - задачи и цели Наши задачи:
Автоматизация документооборота (создание 22 шаблонов договоров, счетов и актов для резидентов и нерезидентов Республики Беларусь).
Улучшение механизмов работы с клиентами. Роботизировать воронку продаж для оптимизации бизнес-процессов (создание автоматических задач для менеджеров, настройка уведомлений на разных стадиях сделки).
Создание единой системы для совместной работы сотрудников. Добавление всех сотрудников на портал, настройка прав доступа для каждого отдела компании.
Увеличение количества лидов с помощью подключения онлайн-чата Битрикс24 к сайту заказчика и настройки создания лидов из сделок в почтовом ящике.
Обучение сотрудников компании работе с новым функционалом CRM Битрикс24.
03 - аналитика Анализ ситуации
  • Проанализировали основные запросы заказчика, обсудили предпочтения руководителя компании. Собрали данные для распределения прав доступа к информации на портале между отделами компании.

  • Согласовали этапы сделок, а также обсудили добавление пользовательских полей в разные представления карточек сделок.

  • Подобрали тариф «Стандартный», который подходит преимущественно для сферы продаж. Наличие лидов в разделе CRM позволяет грамотно строить процесс общения с потенциальными клиентами.

04 - начало работы Реализация проекта
1 этап. Базовые настройки

Сделали общие настройки портала (смена адреса и установка названия, настройка графика рабочего времени.

Добавили на портал всех сотрудников, создали структуру компании. Распределили права доступа между всеми сотрудниками из разных отделов компании. Благодаря этому каждый юрист видит только свои сделки и работает только со своей клиентской базой.

project
2 этап. Воронки сделок и лидов

Настроили стандартную воронку лидов со стадиями: Не обработан – В работе – Обработан. Все лиды из почтового ящика и из онлайн-чата на сайте компании проходят эти 3 стадии перед переходом в категории “Некачественный лид” либо “Качественный лид”

Настроили воронку сделок с 6 этапами: Новая – Договор подготовлен и отправлен – В работе – Работа выполнена – Акт подготовлен и отправлен – Ожидание второй части оплаты. Теперь заказчик контролирует своевременное поступление предоплаты за услуги.

Установили роботов. На первом этапе «Новая» был установлен 1 робот, который автоматически ставит юристу задачу “Подготовить договор”. На стадиях “В работе” и “Акт подготовлен и отправлен” был добавлен робот для копирования сделки в отдельное направление сделок. Таким образом, офис-менеджер видит все сделки, по которым нужно составить и выслать оригиналы документов. На последнем этапе «Ожидание второй части оплаты» был установлен робот-уведомления для контроля полной оплаты услуг компании. Все сделки с предоплатой теперь контролируется роботами-напоминаниями. Юристам приходят уведомления о просрочке платежа на 5, 10 и 20 дней.

project
3 этап. Карточки сделок, компаний и контактов

Полностью настроили карточки сделок под нужды заказчика. Так юристы не будут тратить часы на составление документов. Были добавлены пользовательские поля для выбора резидент/нерезидент РБ. Это позволяет сегментировать клиентов и упрощает поиск сделок по Беларуси и в других странах. Были разработаны представления карточек компаний в CRM. Теперь юрист, заходя в карточку сделки, видит только те поля, которые относятся к выбранному виду организации клиента. Например, в карточке ИП нерезидента РБ будут только обязательные для заполнения поля на английском языке.

project

Наличие пользовательских полей позволяет в один клик создать документы с автоматическим добавлением реквизитов ИП и юридических лиц резидентов РБ, ИП и юридических лиц иностранных граждан. В договоры с иностранными клиентами также подтягиваются данные о банках-корреспондентах для расчета в российских рублях, долларах и евро.

project
4 этап. Генерация документов

Шаблоны для генерации 22 документов. Были созданы договора, описания заданий и акты для ИП, юридических и физических лиц (резидентов и нерезидентов Республики Беларусь). Пакеты документов также отличались в зависимости от типа услуг на разовое или абонентское обслуживание клиентов. В компании заказчика зарегистрировано два индивидуального предпринимателя и одно юридическое лицо. Для упрощения работы с документами было добавлено новое пользовательское поле в виде списка. Так реквизиты конкретного ИП или юридического лица автоматически подтягиваются в договоры, счета и акты.

project
5 этап. Сбор заявок с сайта

К сайту заказчика был подключен онлайн-чат. До обращения к нам заказчик использовал обычную форму для сбора заявок. Часть заявок терялась, часть обрабатывалась некачественно. Теперь все потенциальные клиенты автоматически попадают в воронку лидов.

Подключили к порталу корпоративную почту заказчика. Для того, чтобы исключить попадания нецелевых писем в воронку (уведомления и другие транзакционные письма), сотрудники компании были обучены ручной выгрузке заявок в CRM.

project
6 этап. Обучение
  • Обучили сотрудников работе с CRM и шаблонами документов (договора, счета и акты с резидентами и нерезидентами Беларуси). Помогли адаптироваться к новому процессу работы с заявками и документами.

  • Провели обучение для руководства компании. Разъяснили, как добавлять/удалять сотрудников с портала, распределять доступ к отдельным блокам Битрикс24. В течении месяца после окончания проекта вели консультационную поддержку по вопросам работы на портале.

05 - Итоги Результаты нашей работы

Автоматизировали документооборот в компании. За последний месяц работы было сэкономлено более 15 часов рабочего времени одного сотрудника.

Увеличилась эффективность работы внутри компании за счет создания воронки сделок с роботами-напоминаниями. Благодаря этому число необработанных заявок уменьшилось на 35 %.

Компания довольна внедрением CRM и активно скрывает от конкурентов секрет своего успеха :)

За первый месяц использования CRM:
Новых заявок
с сайта:
+157
Экономия времени
каждого менеджера:
~15ч+
Необработанных
сделок:
-35%
Заголовок: Аврора
Описание: Юридическая компания "Аврора" работает с резидентами и нерезидентами Беларуси. Для упрощения работы с документами было создано 22 шаблона договоров, счетов и актов на русском и английском языках.
Размер: 1
Изображение:
Ссылка: /kejs-avrora
Категория #: CRM Битрикс24

Получите коммерческое
предложение и узнайте точки
роста вашего бизнеса

заказать сайт на битрикс
Разработаем предложение
в течение дня
Услуга
Имя
Телефон
Ваше сообщение успешно отправлено
Скачайте прайс лист, в котoром:
  • Стоимость всех наших услуг
  • Условия работы и гарантии
  • Преимущества сотрудничества
Куда вам удобнее отправить:
Телефон
Заказать внедрение тарифа
Имя
Телефон
Заявка на обратный звонок Заполните форму, чтобы получить бесплатную консультацию у нашего специалиста
Получить консультацию
Имя
Телефон
Заказать
Имя
Телефон
Делимся кейсами и лайфхаками
Бесплатно
Рассказываем как:
  • Разрабатываем сайты и интернет-магазины
  • Внедряем и настраиваем CRM
  • Создаем чат-боты
  • Настраиваем SEO-продвижение и рекламу