Автоматизация работы с задачами проектного бюро в CRM Битрикс24

СКАЧАТЬ ПРАЙС

+375 (44) 507-08-09

+7 (984) 333-06-14

+7 (727) 310-26-18

Работаем по всей
РБ, РК и РФ

Перезвоните мне

REMBOX

ООО “ТуПлан” — современное израильско-белорусское проектное бюро. Занимаются аутсорсингом в сфере строительной инженерии и архитектуры. Несколько офисов в Беларуси и Израиле, более 200 сотрудников и около 1000 успешных проектов по всему миру.

подробнее

01 - начало работы Почему обратились к нам?

Компания ранее использовала Trello для работы с задачами и проектами. Регистрация одного сотрудника в этом сервисе обходилась руководству в 10 $. А при добавлении всех 200 сотрудников — более 17,5 $. Несложно подсчитать, какую сумму ежегодно приходилось бы платить за всю компанию.

Вместе с тем в таком крупном проектном бюро все еще вели учет затраченного времени на задачи в Excel. Такой учет помогал руководству контролировать сроки выполнения задач по проектам и рассчитывать надбавки к заработной плате. Однако это отнимало много сил и времени.

Заказчику порекомендовали IT-компанию Адена для помощи в автоматизации работы с задачами и создания единого портала для коммуникации офисов в Беларуси и Израиле.

Наша главная цель

Создать общее пространство для коммуникации филиалов в Беларуси и Израиле. Обучить коллектив работе с порталом CRM Битрикс24, автоматизировать работу с проектами и учет времени на выполнение задач для каждого сотрудника.

02 - задачи и цели Наши задачи:

Создание структуры компании заказчика. Добавление ключевых сотрудников на портал.

Настройка роботов и триггеров в канбане задач лидера команды инженеров и архитекторов (тимлида). Подготовка пошаговой инструкции по их настройке для остальных тимлидов.

Обучение команд и их лидеров работе с проектами (создание, добавление экстранет-пользователей, привязка базы знаний и пр.)

Подключение корпоративной почты, обучение постановке задач из писем от руководства из Израиля.

Обучение тимлидов и руководства из Израиля и Беларуси управлению порталом и настройке прав доступа к разным блокам CRM

Консультационная и техническая поддержка. Подготовка подробных инструкций с ответами на вопросы по работе CRM.

03 - аналитика Анализ ситуации

Максимальная конфиденциальность данных на портале Битрикс24. По этой причине со стороны проектной компании был выделен ответственный сотрудник (администратор). Он контролировал процесс добавления и обучения новых команд, импорт проектов из Trello, настраивал функционал CRM по инструкциям специалиста IT-компании Адена.
Изучили бизнес-процессы в компании, обсудили предпочтения руководства по настройке Битрикс24 и удобному переходу из Trello. Согласовали с заказчиком поэтапное добавление и обучение 200 сотрудников для быстрой адаптации к работе в CRM.
В проектном бюро руководитель из Израиля по электронной почте присылает список задач по проекту тимлиду. Тимлид должен распределить задачи между членами команды и проконтролировать их выполнение. Подробно обговорили процесс постановки задач руководителем из Израиля, согласовали необходимые стадии в канбане задач тимлидов в Беларуси.
Для полноценного использования CRM Битрикс24 был подобран тариф “Профессиональный”.

04 - начало работы Реализация проекта

1 этап. Структура компании

Добавили на портал первых сотрудников. В проектной компании около 20 подотделов (команд). Чтобы облегчить переход в Битрикс24, было принято решение поэтапно добавлять и обучать команды по 10-20 сотрудников.

Создали структуру филиалов в Беларуси и Израиле. Обучили администратора добавлению подотделов по направлениям работы бюро (проектирование, строительство и пр.).

Провели обучение по распределению прав доступа к блокам CRM. Теперь администратор может в любое время настроить для каждого сотрудника отдельный доступ к информации по клиентам и проектам.

2 этап. Роботы и триггеры в канбане задач

Согласовали процесс работы с задачами внутри проекта. Автоматизировали канбан задач тимлида с помощью роботов и триггеров. Это помогло упростить контроль выполнения задач и увеличить эффективность работы команды.

Руководитель отдела ставит задачу тимлиду. Тот, в свою очередь, распределяет задачи между членами команды. Если в течении 1 дня этого не было сделано, приходит уведомление о том, что задача просрочена. Такое же уведомление увидит и руководитель.

Создали стадии “Новая” — “Выполняется” — “На проверке” — “Выполнена” — “Приостановлена”. На стадии “Выполняется” было настроено 2 триггера:

Когда сотрудник начал выполнять задачу, она автоматически из стадии “Новая” переходит в “Выполняется”.

Если тимлид после проверки задачи отправил ее на доработку, то она автоматически появится на стадии “Выполняется”. Сотруднику приходит робот-оповещение, что задачу нужно доделать.

Также на стадии “Выполняется” было настроено 2 робота:

Через 5 дней тимлиду приходит напоминание, выполняется ли поставленная задача.

Если задача не была выполнена в срок, то тимлиду придет сообщение о ее просрочке.

На стадии “На проверке” были настроены:

Триггер. Когда сотрудник выполнил задачу, она переходит на стадию “На проверке”. При этом тимлиду придет робот-уведомление о необходимости ее проверить.

Робот. По истечении крайнего срока тимлиду и руководителю из Израиля придут уведомления о просрочке задания.

На стадии “Выполнена” был настроен триггер. Когда задача завершена и прошла проверку тимлида, она сама переходит в стадию “Выполнена”.

Также на стадии “Выполнена” были настроены 3 робота:

Автоматическое создание задачи по отправке письма о готовности напрямую заказчику проекта.

Если письмо не было отправлено клиенту за 1 день, то тимлиду и менеджеру в Израиле придут оповещения о просрочке.

Когда задача будет завершена, менеджеру из Израиля придет сообщение о ее закрытии. Это упростило коммуникацию по проектам между филиалами в разных странах.

На стадии “Приостановлена” настроили:

Триггер. Если тимлид отложил выполнение задачи, она перемещается на стадию “Приостановлена”.

Робот. Через 5, 10 и 15 дней приходят напоминания об отложенном задании. Это помогло уменьшить число “забытых” дел.

3 этап. Работа команд по проектам

Для команд и их лидеров было проведено обучение работе с проектами. Тимлиды создают закрытый проект, добавляют членов своей команды.

Была подключена корпоративная почта тимлидов. Теперь лидеры команд могут на основе письма от руководства из Израиля сразу создавать задачи и распределять их между подчиненными.

Проведено обучение по привязке элементов CRM (название компании клиента) к задачам. Помимо этого теперь сотрудники могут проставлять свои теги и фильтровать задачи по направлениям работы. Это значительно упрощает поиск, когда задач очень много.

Обучили тимлидов создавать базы знаний и прикреплять их к проектам. Теперь у каждого проекта есть своя техническая документация, методички и инструкции для сотрудников. И все это в одном месте.

Показали механизм создания отчетов по учету затрат времени на выполнение заданий. Благодаря этому тимлиды могут каждый день создавать сводные отчеты по эффективности работы сотрудников. Это облегчило расчет надбавок к заработной плате каждого члена команды.

По просьбе заказчика обучили тимлидов добавлять клиентов как экстранет-пользователей в проекты. Теперь каждый клиент может зайти на портал Битрикс24, общаться в общем чате с командой архитекторов и инженеров. Также он может заходить в отчеты по срокам выполнения заданий, контролировать сроки, видеть работу в реальном времени.

Для укрепления корпоративного духа в работе над проектами обучили сотрудников обмениваться благодарностями в ленте новостей. Теперь и внутри каждого проекта, и в общей ленте новостей есть возможность мотивировать сотрудников за отличную работу.

4 этап. Обучение

Было проведено 3 обучающих встречи: общий обзор инструментов Битрикс24, обучение тимлидов и руководителей управлению порталом, а также отдельных команд по 10-15 сотрудников. Адаптацией и обучением остальных команд занимались тимлиды и администратор портала.
По мере добавления сотрудников на портал CRM у заказчика возникали вопросы. Некоторые из них разбирались на обучающих онлайн-встречах. По просьбе руководства проектного бюро специалисты Адена подготовили несколько инструкций с ответами на все вопросы.
Техническая и консультационная поддержка. Специалисты по внедрению CRM оказывают постоянную поддержку. Из-за политики конфиденциальности в компании заказчика по большинству вопросов составляются подробные инструкции.

05 - Итоги Результаты нашей работы

Компания перешла из Trello в Битрикс24 без потери задач по существующим проектам. Помимо этого такой переход экономит компании ежегодно около 20 000$.

Благодаря возможности добавить клиента как экстранет-пользователя и дать ему доступ к отслеживанию сроков выполнения проектов лояльность клиентов к бюро выросла на 15%.

Каждый тимлид экономит до 7 часов в неделю благодаря подготовке автоматических отчетов в Битрикс24, а не вручную в Excel. Простая фильтрация, понятный интерфейс CRM упростили этот процесс.

Роботы и триггеры в канбане тимлида автоматизировали контроль за выполнением задач. Эффективность работы команд выросла в среднем на 40%.

Было создано единое пространство для работы всех филиалов в Беларуси и Израиле. Общие чаты, базы знаний, совместные проекты — все это помогло сотрудникам забыть о расстоянии между офисами и эффективно работать всей компанией.

За первый месяц использования CRM:

Добавлено и обучено
сотрудников:

150+

Эффективность команд:

+40%

Сэкономлено времени
тимлида:

~90ч

Сэкономлено в год:

~20 000$

06 - комментарий Отзыв клиента

ООО "ТуПлан" выражает благодарность компании Адена за плодотворное сотрудничество. За несколько месяцев работы мы хотим отметить, что обучение сотрудников проходило на высоком уровне, гибкая настройка системы под задачи компании позволила увеличить эфективность самого процесса работы, а так же все возникающие вопросы сотрудники компании оперативно брали на контроль и предлагали решение, что помогло комфортно перейти на новую CRM систему в крупной компании.

подробнее

Заголовок: RemBox

Описание: Израильско-белорусское проектное бюро RemBox занимается оказанием консультационных услуг в сфере архитектуры. Переход из Trello в Битрикс24 позволил руководству компании сэкономить более 20 000 долларов.

Размер: 2

Изображение: