Как ускорить выполнение задач вашей команды: 5 проверенных способов
Что обычно делают менеджеры, когда их команда не справляется с обязательствами или срывает сроки?Чаще всего они начинают искать причины вовне, чтобы оправдать неудачи. Вместо того чтобы разобраться в реальных проблемах, они говорят:
- Нам не хватает людей.
- Сроки были нереальными.
- Команда XYZ подвела.
Такое перекладывание ответственности на внешние факторы мешает менеджерам понять, что на самом деле тормозит их команду. Старые подходы и методы продолжают подводить, вызывая разочарование у всех, кто заинтересован в результатах.
Хорошая стратегия — это только половина успеха. Вторая половина — это команда, которая может её реализовать. Если менеджеры не следят за тем, как их команда выполняет задачи, они получают посредственные результаты и нераскрытый потенциал сотрудников. Даже самые гениальные планы бесполезны, если команда не знает, как их воплотить в жизнь.
Выполнение задач — это не просто часть работы, это ключевой элемент стратегии компании. Это то, что связывает мечты с реальностью. Если вы как руководитель не умеете организовать процесс выполнения, все ваши усилия будут напрасными.
Чтобы ваша команда работала быстрее и эффективнее, обратите внимание на 5 практик, которые часто упускают из виду:
1. Вовлекайте команду в планирование
Часто бывает так, что команда, которая должна выполнять задачи, даже не знает, как и зачем они появились. Им просто говорят: «Сделайте это». Но если относиться к сотрудникам только как к исполнителям, это мешает им:
- Отказываться от задач, которые не приносят пользы.
- Отделять важное от второстепенного.
- Понимать, как их работа влияет на общие цели компании.
- Принимать решения, которые учитывают как их интересы, так и ожидания руководства.
Когда сотрудники понимают, зачем они делают ту или иную задачу, это мотивирует их и помогает справляться с трудностями. Участие в планировании даёт команде ясность, которую сложно передать иначе.
Когда сотрудники на всех уровнях понимают, куда движется компания, что такое успех и как его достичь, они тратят меньше времени на ненужные действия и больше — на результат.
— Patrick Lencioni
Скорость выполнения задач зависит от того, насколько хорошо команда понимает общие цели компании. Не ограничивайте их кругозор — дайте им возможность видеть картину целиком.
2. Обеспечьте чёткость требований
Команды часто тратят кучу времени на уточнение деталей. Неясные требования, отсутствие примеров и непроверенные предположения — всё это тормозит работу.
А если добавить сюда ещё и постоянные изменения в требованиях, которые появляются в самый неподходящий момент, становится понятно, почему команда не успевает.
Скорость выполнения задач напрямую зависит от того, насколько чётко сформулированы требования. Если не уделять этому внимания, это серьёзная ошибка.
Неопределённость вызывает путаницу, а ясность — это преимущество. Хороший руководитель всегда стремится к простоте и чёткости. Если приоритеты не ясны наверху, как их поймут на нижних уровнях?
— Frank Slootman
Успех компании зависит не только от стратегии, но и от скорости выполнения задач. Без чёткого понимания, что и зачем нужно делать, команда не сможет работать эффективно.
3. Сократите количество совещаний
Совещания — это главный враг продуктивности. Если сотрудники проводят большую часть времени на встречах, у них почти не остаётся времени на реальную работу.
Слишком много совещаний выматывают и мешают сосредоточиться. Это также не даёт команде войти в состояние потока — когда человек полностью погружён в задачу и работает с максимальной отдачей.
Помогите команде понять, какие встречи действительно важны. Задавайте себе вопросы:
- Как я могу быть полезен на этом совещании?
- Что я узнаю нового?
- Может ли кто-то другой заменить меня?
- Что произойдёт, если я не пойду на это совещание?
Чтобы мыслить глубоко, нужно уметь концентрироваться. Без фокуса сознание находится в хаосе.
— Mihaly Csikszentmihalyi
Сократите количество совещаний и дайте команде больше времени на выполнение задач. Это сразу повысит их продуктивность.
4. Дайте команде возможность принимать решения
Если менеджер лезет в каждую мелочь, он становится «бутылочным горлышком» для своей команды. Сотрудники не могут двигаться вперёд, потому что ждут его одобрения.
Ваше желание контролировать каждый шаг не помогает, а только замедляет работу. Дайте команде возможность принимать решения самостоятельно, особенно в тех вопросах, где ваше участие не требуется.
Чтобы расширить возможности команды, нужно:
- Научить сотрудников принимать решения в рамках их компетенций.
- Чётко объяснить ценности и принципы компании, чтобы их решения соответствовали общим целям.
- Использовать обратную связь для улучшения процессов.
Для успеха команды ответственность должна быть распределена глубоко внутри организации, до самых её корней. Чтобы этого добиться, нужен лидер, который делегирует ответственность и полномочия команде. Хорошие лидеры редко ограничивают свои команды; они освобождают их.
— John C. Maxwell
Позвольте своей команде быть самостоятельной, и вы увидите, как вырастет скорость выполнения задач.
5. Установите промежуточные цели
Крупные задачи сложно отслеживать. Если менеджер не следит за прогрессом, он рискует пропустить проблемы и не уложиться в сроки.
Установите промежуточные цели (вехи), чтобы команда могла проверять свой прогресс, получать обратную связь и корректировать курс.
Нам нужны были контрольные точки в проекте — регулярные встречи, чтобы все понимали, как меняется продукт, и могли подстроить свою работу под эти изменения. Мы также проверяли, остаётся ли продукт актуальным. Нравится ли он маркетингу? Устраивает ли продажи? Может ли поддержка легко объяснить его клиентам? И главное — чтобы каждый в команде чётко знал, что мы создаём и как планируем это запустить.
— Tony Fadell
Вехи также помогают избежать переделок и дают команде чувство удовлетворения, когда они достигают их.
Разбивайте большие задачи на этапы и отслеживайте прогресс. Это поможет вашей команде работать быстрее и эффективнее.
Итог
Стратегия задаёт направление, но выполнение задач — это ключ к успеху. Скорость — это главное преимущество в бизнесе, потому что даже лучшие идеи бесполезны без их реализации.
Вовлекайте команду в планирование, чтобы они понимали общие цели компании. Обеспечьте чёткость требований, чтобы избежать путаницы. Сократите количество совещаний, чтобы у сотрудников было больше времени на работу. Дайте команде возможность принимать решения, чтобы они могли действовать самостоятельно. И устанавливайте промежуточные цели, чтобы отслеживать прогресс и вовремя вносить коррективы.
Заходи в наш Telegram-канал
Перейти
