Почему обратились к нам ?
Клиент получил доступ к платформе от предыдущего представителя бренда Акваполис. На портале не были реализованы важные функции, а также наблюдался ряд проблем.
Информация о покупателях в системе компании не обновлялась, было много незавершенных сделок и не отсортированных лидов. Работу с клиентами не отслеживали.
На портале была одна воронка, которая не описывала весь цикл продаж и отдельные этапы. Она не подходила менеджерам для работы, так как не содержала важных шагов.
Рассылка коммерческих предложений, презентаций, заполнение документов сотрудники выполняли вручную. Эти действия надо было автоматизировать.
Клиент обратился к нам, так как у нас уже есть успешные кейсы внедрения CRM Битрикс24.
Главные цели:
Настроить систему Битрикс24 под запросы клиента.
Организовать работу компании так, чтобы сотрудники тратили меньше времени на рутинные процессы.
Наши задачи:
- Очистить всю информацию на портале, обновить функционал под нужды клиента.
- Реализовать воронки продаж для каждого менеджера, учитывая их специфику работу.
- Настроить бизнес-процесс для сохранения всей информации о сделках в отдельной папке на диске, чтобы систематизировать данные.
- Настроить бизнес-процесс для напоминания о запланированной встрече с клиентом.
- Автоматизировать документооборот и отчетность для экономии времени сотрудников.
Аналитика
Основные покупатели — физические и юридические лица. Так как продукт дорогой, цикл продаж подразумевает длительный этап консультации, ведение отчетности по каждому покупателю и личные встречи с клиентами.
Требовалась создать конкретные сценарии внутри Битрикса, которые упростили бы процесс продажи бассейна: создание папки с документацией для каждой сделки, напоминание о встрече и пр.
Также у клиента есть социальные сети, куда регулярно приходили вопросы от потенциальных покупателей. Чтобы упростить коммуникацию надо было подключить контакт-центр к системе Битрикс24.
Реализация проекта
1-й этап. Воронки
- Удалили всю нерелевантную информацию о лидах из системы Б24, оставив только удачные сделки. Это помогло сформировать клиентскую базу, с которой можно работать в дальнейшем.
- Для каждого менеджера настроили отдельную воронку продаж с разными напоминаниями и этапами. У сотрудников своя зона ответственности, такой ход упрощает работу над проектами.
Добавили этап “Ожидание ответа от клиента”. Если после отправки презентации, в течении 14 дней клиент не даст ответ — карточка сделки автоматически перемещается на этап “Холодная база”. Так менеджеры понимают, что с этим покупателем еще нужно работать: совершать повторные звонки, делать рассылки с предложениями и пр.
- Настроили интеграцию с социальными сетями и мессенджерами. Заявки автоматически попадают в систему Б24, это уменьшает процент необработанных лидов.
- На некоторых воронках настроили автоматическую отправку уведомлений на этапах “Повторный звонок”, “Оплата” и пр. Такая функция помогает сотрудникам контролировать работу над проектами.
Для одного из менеджеров настроили стадию “Передача”. Это опция позволяет выбрать ответственного за заявку клиента сотрудника. Таким образом, с покупателем будет работать квалифицированный в его вопросе менеджер.
2-й этап. Бизнес-процессы
- Настроили бизнес-процесс для формирования отдельной папки на диске с документацией по каждой сделки. Это систематизирует документы проектов и помогает быстро находить нужные отчеты.
- Настроили бизнес-процесс для напоминания о личной встрече с заказчиком бассейна. Это также помогает контролировать процесс работы с клиентами.
3-й этап. Документооборот
Оптимизировали документооборот. Отчеты, договора, акты формируются автоматически, не надо вписывать данные о каждом покупателе. Это экономит время сотрудников.
Результаты
- Настроили портал CRM-системы Битрикс24 под задачи клиента, учитывая особенности работы с покупателями.
- Процент необработанных заявок снизился на 7%, за счёт подключения колл-центра.
- Сотрудники экономят около 5 часов рабочего времени в неделю за счет оптимизации документооборота.
